Kiểm tra và báo cáo KPI

Kiểm tra và báo cáo KPI

Bạn đã hoàn thành thời đoạn đầu của thiết kế KPI, hiện nay là lúc đánh giá tính hợp lệ của chúng và đưa ra câu hỏi “Chúng đang đo lường hiệu suất làm việc tốt đến đâu?” Một lần nữa, cũng rưa rứa quá trình thiết kế KPQ, bước này sẽ liên quan đến rất nhiều người trong cơ quan, những người trực tiếp đối mặt với các chỉ số KPI.

Đánh giá
   Đối với hoạt động tài chính, thường thì hệ số tin cậy khá cao do có các phương tiện đo lường được thành lập lâu đời. Đối với nhiều góc cạnh phi vật thể, có nhẽ hệ số tin cậy thấp hơn. Do đó, sẽ rất hữu ích nếu bạn ghi chú lại các quan điểm hay đề nghị. Cũng cần phải có một ngày hết hạn cho mỗi chỉ số KPI, cũng là ngày để sửa đổi.

   Một tiêu chí đánh giá khác chính là bài kiểm tra tổn phí – ích lợi. Nói cách khác, bạn nên coi xét về các tổn phí và nỗ lực để giới thiệu và duy trì KPI. Các cơ quan có thể sẽ hiểu lầm lệch đi rằng việc đo lường không phải tốn tiền bạc hay thời kì. Ngoại giả, một vài chỉ số có thể sẽ rất tốn kém để đo đạc để bảo đảm tính hợp thức và ăn nhập, ví dụ như phí hành chính, gia công, phân tích và báo cáo.

Hành vi không lành mạnh
   đôi khi, các viên chức sẽ có những ấn tượng sai về chỉ số KPI. Họ có thể sẽ gắn chúng với tiền thưởng và lợi ích nên, sẽ cố gắng khôn cùng để “đạt mục tiêu nhưng bỏ qua chủ chốt vấn đề”. Bởi thế, những người thiết kế KPI cần phải nghĩ suy về những cách thức tiềm năng để phát hiện ra được những hành vi sai trái và không chân thực, để từ đó thực thi các giải pháp ăn nhập nhằm giảm thiểu chúng. Dưới đây là một số các hành vi không lành mạnh hay gặp và cách vượt qua chúng:

- Quá nhấn mạnh vào các dữ liệu định lượng
   Điều này có thể dẫn đến sự bỏ sót các dữ liệu định tính hợp lệ. Cách giải quyết là kết hợp các dự liệu định tính vào hệ thống đo lường hiệu suất và nhắc nhở mọi người rằng còn rất nhiều thứ khác đằng sau những con số.

- Đạt được mục đích nhưng bỏ qua mấu chốt
   Điều này có nghĩa là sai lầm hội tụ vào chỉ số KPI thay vì vào các mục tiêu chiến lược, và sau hết sẽ có thể dẫn đến sự khuyết điểm một hướng đi chiến lược. Sự kết hợp tuyên bố nhiệm vụ và mục đích chiến lược vào trong các báo báo và hệ thống theo dõi hiệu suất, cũng như là trong các buổi xét phê duyệt KPI sẽ giúp nhắc nhở mọi người tụ họp vào bức tranh lớn toàn cảnh.

- Thao túng dữ liệu
   Các dữ liệu phi tài chính có thể sẽ bị bóp méo và do đó biểu lộ một bức tranh không đúng về kết quả năng suất thực tế. Để ngăn chặn các dữ liệu thất thường bị cho qua, cần có một sự hiểu biết sâu rộng về các hoạt động và số liệu thống kê.

 - Dữ liệu không đồng nhất
   KPI cho mỗi khía cạnh của Balanced Scoreboard có thể sẽ không cùng hướng đến một tuyên bố giá trị. Trong trường hợp này, phải có một cách tiếp cận toàn diện hơn cùng với sự hợp tác từ các chủ sở hữu KPI khác nhau để đảm bảo sự vận hành nhất quán với chiến lược nói chung.

Báo cáo
   Đây là bước cuối cùng, lúc các nhà thiết kế KPI xác định cách mà KPI sẽ được truyền đạt, cho dù là trong nội bộ hay đưa ra bên ngoài.

- Người đọc và truy nã cập
   Rất quan trọng để xác định trước ai sẽ nhận được các thông báo về KPI và phân loại họ để phân bổ cách tróc nã cập phù hợp. Người đọc chủ đạo ở đây là những người trực tiếp thúc đẩy đến việc quản trị và đưa ra quyết định dựa trên những KPI đã có. Người đọc thứ cấp là những đứa ở các bộ phận khác mà có thể hưởng lợi từ các dữ liệu KPI. Người đọc cấp thứ ba là những người thuộc các bên tác động từ bên ngoài.

- Tần suất báo cáo
   Tùy thuộc vào mục tiêu sử dụng của từng nhóm người đọc, KPI sẽ được báo cáo theo một hướng riêng dành cho từng nhóm. Ví dụ, nếu một KPI được sử dụng để giúp đưa ra quyết định, nó phải được cung cấp thường xuyên hơn; trong khi nếu KPI đó phải có trong bản báo cáo thường niên, nó chỉ cần được truyền đạt 1 lần.

- Kênh báo cáo
   Đây là những kênh được dùng để truyền đạt KPI. Thí dụ, bản báo cáo năng suất tháng, bản tin về hoạt động nội bộ, trang web của cơ quan, báo cáo cho các bên tương tác theo từng quý, v..V..

- Định dạng báo cáo
   Đây là các cách miêu tả hiệu suất: theo dạng số, đồ thị và bài trần thuật. Thông thường, để đạt được hiệu quả tối đa, bạn nên phối hợp nhiều định dạng với nhau. Các dạng biểu hiện trực quan thường có xu hướng giúp cho các thông tin trở thành đơn giản nắm bắt và tiếp nhận hơn, thí dụ như các loại biểu đồ, đồ thị, kiểu đèn liên lạc, mặt công tơ mét.

Nguồn: TRG

Sưu tầm:  hướng dẫn viết cv cho sinh viên mới ra trường