Sự cần thiết của phân quyền - HR

Sự cần thiết của phân quyền

Phân quyền là một nghệ thuật hơn là một khoa học. Giám đốc hoặc trưởng bộ phận trước khi phân quyền cần phải hiểu rất rõ về năng lực cũng như tâm lý và động lực làm việc của người được phân quyền.

Phân quyền là hoạt động phân phối trách nhiệm thông qua chức năng của tổ chức và là một trong những quyết định quan trọng nhất trong quản lý. Phân quyền và việc ủy nhiệm công việc một cách chính thức để người được trao quyền chịu trách nhiệm những công việc cụ thể. Phân quyền là việc làm cần thiết vì không một CEO nào có thể 3 đầu 6 tay để thực hiện tất cả mọi việc.

Lợi ích của việc phân quyền:

Việc phân quyền ngày nay không còn nhằm chỉ là phân công công việc. Phân quyền ngày nay còn có nhiều mục đích. Những mục đích của việc ủy quyền là:

   Phân rõ chức năng nhiệm vụ.
   Xác lập quyền hạn, trách nhiệm đối với từng đầu công việc quan trọng.
   Thử thách nhân viên trong trường hợp   đào tạo   và đánh giá   nhân sự   .

Làm sao để trao quyền hay ủy quyền hiệu quả?

Để trao quyền hiệu quả, người trao quyền cần nắm rõ các nguyên tắc:

   Trao quyền nên có thời hạn. Việc trao quyền có thời hạn sẽ là động lực để kích thích nhân viên làm việc, nhất là trong trường hợp trao quyền đi kèm trao quyền lợi.
   Nói rõ yêu cầu công việc, những chuẩn mực để đánh giá hoàn tất công việc. Điều này giúp người được trao quyền rõ ràng hơn trong công việc.
   Định kỳ xem xét hiệu quả trao quyền.
   Đánh giá, đào tạo và cải tiến.

Trao quyền có phải xóa bỏ trách nhiệm không?

Trao quyền hay phân quyền hay ủy quyền hiện nay có nhiều quan điểm về mặt trách nhiệm. Nhưng theo tôi, trao quyền hay ủy quyền hay phân quyền đều chỉ là tạo điều kiện cho cấp dưới chủ động làm việc chứ không phải cấp trên hết trách nhiệm. Về nguyên tắc, lãnh đạo cao nhất vẫn là người chịu trách nhiệm cao nhất tất cả hoạt động của công ty. Do đó trách nhiệm của lãnh đạo khi ủy quyền là phải thường xuyên đánh giá, xem xét tính hợp lý cũng như có định hướng đào tạo thích hợp để việc phân quyền được hiệu quả.

Dũng Nguyễn - quantrinhansu.Com.Vn

Viettel đã chữa bệnh “cồng kềnh” như thế nào?

Tổng giám đốc Viettel Nguyễn Mạnh Hùng: “Chúng tôi nhận ra bộ máy đã bắt đầu cồng kềnh và ì ạch”...

Bộ máy nhân lực của Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel) đã bắt đầu trở nên ì ạch và cồng kềnh, như chính nhìn nhận của Tổng giám đốc Nguyễn Mạnh Hùng.



Phải chăng, Viettel, một trong rất ít tập đoàn Nhà nước làm ăn hiệu quả nhất thời gian qua, cũng sẽ không thoát khỏi tình trạng thường thấy của doanh nghiệp Nhà nước?

Trước câu hỏi trên của VnEconomy, ông Nguyễn Mạnh Hùng nói:

- Một công ty khi to ra sẽ khó tránh được cồng kềnh, ì ạch, bởi khi đó đa số người quản lý có xu thế sinh ra nhiều quy định, quy trình nhằm tăng cường quản lý, thế nhưng bản chất lại làm cho bộ máy nặng ra, chậm đi.

Doanh nghiệp khi to cũng khó thiết kế cho từng con người, từng bộ phận được rành mạch. Hoặc các bộ phận không rõ ràng, chồng lấn lên nhau. To ra sẽ có xu thế tuyển người nhưng không khắt khe, vì thế bộ máy cứ tăng dần và cồng kềnh.

Đo cách khác để làm kiểu khác

Cuối năm ngoái ông chia sẻ, bộ máy quản lý, nhân sự của Viettel giờ cũng đang ì ạch và công kềnh, giờ thì sao rồi?

Chúng tôi nhận ra bộ máy đã bắt đầu cồng kềnh và ì ạch, và năm vừa rồi, Viettel đã giải câu chuyện đó, trước hết là giảm bộ máy cơ quan.

Trong một tổ chức, bộ máy cơ quan nếu so với một cơ thể người thì nó là cái bụng. Cái bụng mà to, mà béo thì thường là người có bệnh. Các tổ chức có vấn đề thì bao giờ cái bụng cũng to.

Viettel khi nhìn lại cũng to thật. Có lúc bộ máy quản lý cấp trung lên tới gần 1.000 người. Đây là bộ máy trung chuyển mệnh lệnh từ trên xuống và ý kiến từ dưới đi lên.

Vì thế, nếu bộ máy này càng to thì càng chậm, làm cho hệ thống không thông suốt. Nó cũng là bộ máy sinh ra các quy trình, quy chế, vì thế khi to ra sẽ có xu thế sinh ra rất nhiều thủ tục và làm tổ chức kém linh hoạt đi.

Viettel vừa rồi làm hai đợt tinh giảm bộ máy quản lý cấp trung, và hết đợt thứ hai thì bộ máy này sẽ giảm hơn một nửa, chỉ còn trên 400 người.

Cùng với việc giảm nhân sự, chúng tôi cũng định nghĩa lại việc của cơ quan là gì và thiết kế lại tổ chức, để tập trung vào các công việc như tham mưu, định hướng, xây dựng cơ chế, chính sách, kiểm tra, đào tạo. Dựa trên thiết kế đó mới rà soát, phân bổ lại nhân sự.

Rất nhiều người ở trên tập đoàn có kinh nghiệm khi xuống các đơn vị cấp dưới thì mang lại hiệu quả tốt hơn, do họ vừa có lý luận, vừa có tầm nhìn, lại có thực tiễn nên đề xuất chính xác hơn, hiệu quả hơn.

Thứ nữa, chúng tôi bắt buộc mình phải đo năng suất lao động và hàng năm đều đặt ra mục tiêu năng suất lao động phải tăng từ 15% trở lên. Nếu đo hiệu quả bằng doanh thu thì chưa hẳn đã tốt. Chẳng hạn, bán một cái iPhone khoảng 20 triệu đồng nhưng bản chất thì giá trị mang lại rất nhỏ. Vì thế nếu đo bằng doanh thu thì hiệu quả sẽ rất cao.

Tuy nhiên, năng suất của Viettel đo bằng doanh thu trừ chi phí trước lương. Đó mới là giá trị thực sự do mình tạo ra. Phép đo này chính xác hơn so với đo bằng doanh thu khá nhiều. Nếu năng suất không tăng thì bắt buộc phải giảm người. Và quy định về năng suất lao động như thế thì bộ máy sẽ bớt cồng kềnh, bớt ì ạch đi.

Ngoài ra, trong quá trình điều tiết, thiết kế lại để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, Viettel đã có phát hiện khá quan trọng là tính giá trị tăng thêm.

Cụ thể là gì vậy?

Ví dụ như năm ngoái Viettel tạo ra 1.000 tỷ đồng, nếu năm nay doanh thu vẫn là 1.000 tỷ đồng, có vẻ to lắm và vẫn cảm thấy ổn. Nhưng chúng tôi lại không nghĩ vậy, mà với Viettel, như vậy là năm nay anh chỉ tạo ra 0 đồng.

Còn nếu tạo thêm 10 tỷ - tức là 1.010 tỷ đồng - thì giá trị tăng thêm của anh mới là 1%; nếu tạo ra 1.100 tỷ đồng, giá trị tăng thêm của anh là 10%. Nếu đo như vậy, tác động tâm lý sẽ khác.

Nếu kế hoạch năm nay là 1.100 tỷ đồng và thực hiện đạt 1.050 tỷ đồng thì theo cách cũ, chúng ta đạt 95,45% kế hoạch; còn theo cách mới chúng ta chỉ đạt 50/100, tức 50% kế hoạch.

Khi chúng ta đo bằng giá trị tăng thêm thì bộ máy bắt buộc phải hiệu quả hơn, vì nó là cái mới, phải nghĩ ra cái mới, phải có sản phẩm mới, thị trường mới, khách hàng mới, và đó mới thực sự là sự sáng tạo mới. Khi tạo ra giá trị mới thì bộ máy phải lao động kiểu khác, phải vắt óc ra mà nghĩ.

Và như thế tự nó sẽ điều chỉnh, để trở thành không ì ạch.

Thời gian qua, Viettel “dính” phải một số vụ lùm xùm, tạo ra những bức xúc nhất định cho một số người dùng, như trong đăng ký dịch vụ, trừ tiền tài khoản, khuyến mại… Liệu đây có phải là biểu hiện của bộ máy cồng kềnh và ì ạch không?

Đúng là Viettel vừa rồi bị một số việc này việc kia như: quảng cáo chưa đủ độ minh bạch, khuyến mại mập mờ… Khi thị trường cạnh tranh thì mọi người phải cố gắng tăng doanh thu, cũng có lúc làm quá đà và gây ảnh hưởng tới một số khách hàng.

Nhưng vấn đề nằm ở chỗ, đó không phải là trường phái Viettel, không phải là văn hóa Viettel, không phải là sự chỉ đạo từ lãnh đạo tập đoàn.

Khi nhìn thấy có những dấu hiệu như thế thì Viettel đã chấn chỉnh quyết liệt trong nội bộ, không chỉ tại Viettel Telecom mà là toàn bộ tập đoàn. Tôi yêu cầu, luôn phải đặt quyền lợi khách hàng lên trước, vì khách hàng yêu quý mình sẽ trung thành với mình.

Còn lừa dối khách hàng dù chỉ một lần thì họ sẽ nhận ra và họ không thiếu những lựa chọn khác. Chưa kể tới mối nguy hiểm của việc truyền miệng những thông tin không tốt về Viettel sẽ còn nguy hiểm hơn.

Như vậy, lợi thì ngắn hại thì dài. Vì thế, mới đây tôi cho rà soát lại tất cả các chương trình khuyến mại, cách khuyến mại, các sản phẩm, tất cả những gì không phù hợp và có thể ảnh hưởng tới khách hàng là bỏ tất.

Tôi cũng yêu cầu các đơn vị thành lập các kênh thông tin để tiếp nhận ý kiến của khách hàng, trao thưởng cho những ý kiến xác đáng, giúp Viettel sửa lỗi trong chính sách, quy định, bộ máy của mình.

Theo chủ quan của ông, với sự thay đổi trên, liệu có thể nói Viettel đã tạm hết cồng kềnh chưa?

Mãi mãi không bao giờ hết cồng kềnh được. Bao giờ một tổ chức cũng có những ì ạch riêng, cồng kềnh riêng, diệt hết chỗ này thì nó lại sinh ra chỗ kia. Nó như bệnh muôn thủa của bất kỳ tổ chức nào.

Chỉ có điều mình nhìn thấy thì mình lại điều chỉnh. Nhưng, sự ì ạch của bộ máy đôi khi cũng có cái hay của nó. Vì nó giữ cho bộ máy ổn định nhất định. Tất nhiên sự ì ạch đó phải nằm ở mức chấp nhận được.

“Căn bệnh của số lớn”

Một thực tế, lâu nay, người ta vẫn thường cho rằng, khối doanh nghiệp Nhà nước, đặc biệt là các tập đoàn, tổng công ty thường có bộ máy quản lý cồng kềnh, kém hiệu quả?

Doanh nghiệp nào cũng thế. Kể cả doanh nghiệp tư nhân hay những doanh nghiệp hàng đầu như Samsung, Nokia thì họ cũng cồng kềnh không kém gì mình, thậm chí còn hơn mình.

Vì thế mới có những đợt sa thải vài chục ngàn nhân viên mà chúng ta vẫn thấy báo chí đưa tin. Với Viettel, chúng tôi luôn tự chủ động để thay đổi nên không phải đối mặt với việc phải cắt giảm nhân sự. Viettel tăng năng suất lao động không phải bằng cách sa thải nhân viên mà bằng cách tạo ra công việc mới.

Chính vì thế đây là căn bệnh của số lớn, chứ không phải của riêng doanh nghiệp Nhà nước.

Trên thực tế, một tổ chức lớn có những cách vận hành tương đối giống nhau. Kể cả những doanh nghiệp tư nhân chưa lớn, cỡ 1.000 người, thì vẫn có những câu chuyện ì ạch. Ông chủ doanh nghiệp tư nhân 1.000 người cũng làm sao nhìn thấy mặt nhân viên cấp dưới cùng và cũng không thể nghĩ ra cách quản lý để cho nhân viên thứ 1.000 làm hết công suất.

Bộ máy do người lãnh đạo thiết kế ra, không có quy định bắt buộc nào. Các công ty to ra thì hiển nhiên sẽ sinh ra quan liêu, sinh ra ì ạch, đó là căn bệnh cố hữu thì phải tìm cách chữa nó. Anh là người thiết kế ra nó, anh hoàn toàn có quyền thay đổi, điều chỉnh.

Nhưng người ta ít nhìn doanh nghiệp tư nhân như vậy?

Vì nhiều lúc mình nhìn doanh nghiệp Nhà nước cũng hơi định kiến. Bây giờ cứ lấy ra một doanh nghiệp Nhà nước, rồi xuống tận nơi xem, mổ xẻ, rồi mang “ông” tư nhân ra so sánh xem sao. Nhưng tôi nghĩ chắc mọi người cũng chưa làm việc đó. Vì thế, mà cả xã hội nghĩ cứ doanh nghiệp Nhà nước là kém hiệu quả.

Hay có phải xuất phát từ một số doanh nghiệp “bị để ý nhiều”, kiểu như EVN?

Cũng không đánh giá EVN như thế được vì có công ty nào để so sánh đâu, phải có công ty khác để so sánh thì mới biết chứ. Ví dụ như ngoài Viettel thì còn có Vietnammobile, Saigontel, hay Beeline trước đây…, là các công ty hợp tác quốc tế, doanh nghiệp có vốn nước ngoài, nhưng xét về mặt hiệu quả thì chênh nhau đến ngàn lần.

Chúng tôi hiện lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu là hơn 40%. Lợi nhuận trên doanh thu là 20%, trong khi các doanh nghiệp kia thì đang lỗ.

Muốn mổ xẻ thì phải mang con số ra, tất nhiên là với chỗ nào có cạnh tranh. Còn những chỗ không cạnh tranh thì không biết so sánh thế nào.

Như điện lực bây giờ lợi nhuận chưa cao hoặc có những năm bị lỗ là do nhà nước định giá. Nếu nhà nước định giá thấp, thậm chí dưới giá thành thì lỗ là đúng. Khi có sự quản lý về giá thì rất khó đánh giá doanh nghiệp ấy hiệu quả hay không hiệu quả. Nếu như vứt ra thị trường thì mới đánh giá được ai hiệu quả. Đánh giá doanh nghiệp độc quyền là rất khó.

Sự ì ạch, cồng kềnh và hạn chế phát triển của khối doanh nghiệp Nhà nước còn được nhìn nhận vì có quá nhiều “suất ngoại giao”? Ở Viettel thì sao, nếu ông có thể chia sẻ?

Doanh nghiệp Nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân cũng là một tổ chức trong một xã hội, cũng có quan hệ xã hội. Có khi doanh nghiệp tư nhân còn nhiều quan hệ hơn. Nó là một hiện tượng xã hội.

Thứ hai, trong một tổ chức có rất nhiều việc, có những việc đòi hỏi anh học ở Harvard nhưng cũng có những việc chỉ cần lao động phổ thông như pha trà, photocopy. Vấn đề là anh bố trí như thế nào, toàn Harvard thì tổ chức cũng không hoạt động được, mà toàn lao động phổ thông thì tổ chức đó chết.

Vì thế, vấn đề là chúng ta phải đẩy các doanh nghiệp nhà nước phải sáng tạo, phải tạo ra giá trị, phải cạnh tranh, đặt ra cho nó những mục tiêu và ngày một cao hơn về các chỉ số lợi nhuận trên vốn, trên doanh thu, trên năng suất lao động.

Nhưng cũng có một vấn đề được quan tâm là, một số lãnh đạo doanh nghiệp lại cho rằng, mức lương hiện nay đối với lãnh đạo là thấp, thậm chí không đủ để giữ người tài hoặc kích thích năng lực sáng tạo, phát triển. Trong khi đó, rất đông ý kiến nhìn nhận, lãnh đạo không ít các tập đoàn, tổng công ty được trả lương cao so với hiệu quả mang lại. Ông nhìn nhận hai luồng quan điểm đó như thế nào?

Dễ làm lắm. Giờ chỉ cần làm một nghiên cứu, như ngành viễn thông, thì xem quỹ lương chiếm khoảng bao nhiêu phần trăm doanh thu hoặc doanh thu trừ chi phí. Nghiên cứu một vài nước gần giống mình thì sẽ tìm ra con số đó.

Trong quỹ đó thì lương của tổng giám đốc hay ban tổng giám đốc chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu hoặc doanh thu trừ chi phí. Hoặc cũng có thể khảo sát được mức lương tuyệt đối, trung bình của các doanh nghiệp viễn thông lớn, coi con số đó là thị trường và mang ra để áp dụng, so xem cao hay thấp.

Còn không có tiêu chuẩn thì chẳng biết cao hay thấp.

Theo tôi, lương là một cơ chế thị trường vì khi cạnh tranh nhau phải thu hút nguồn lực và nó tự hình thành mức lương cho ngành ấy. Nhà nước hoàn toàn có thể có những nghiên cứu đó, tìm ra mức lương trung bình của ngành và cho doanh nghiệp nhà nước hưởng mức đó, cũng không nhất thiết phải cho hưởng mức cao nhất, tất nhiên là doanh nghiệp Nhà nước phải có lãi.

Vneconomy.Vn